Email workflow

Продолжим серию статей о том, как справится с огромным массивом информации. На эту тему уже написано не мало, да и я написал уже в предыдущие разы — о RSS и о твиттере. Что ж, теперь об email'ах.

Дано: почта на google.com, 70-100 писем в день. Как всегда — нас спасают ярлыки. Так же, как и в Google Reader'e, в Google Mail есть ярлыки/теги, ошибочно именуемые «папками», дабы не смущать тугодумов с аутлука. Но кроме тегов, есть еще и автоматические обработчики — фильтры, позволяющие производить определенные действия с письмами согласно правилам. Два метода — рассмотрим каждый.

Теги разумно присваивать при классификации по следующим признакам: сфера жизни (работа/дом/друзья), проекты, источники, Разумнее всего не заморачиваться с тегами, так как они хоть и полезны, по профита от них не там много. Разве что помогают объединить цепочки писем, при том, что потребность в этом возникает не так часто, а тупая и сплошная классификация вообще никак не помогает и ни на что не влияет. По крайней мере при моей интенсивности потока писем и его структуре. Единственное, для чего мне действительно нужны теги — это для отсева хлама, но об этом речь дальше.

Фильтры — второй по значимости инструмент (первый — впереди) и помогает сделать за вас всю черновую работу. Например, я всегда пассивно подписываюсь на все предлагаемые рассылки и никогда не скрываю адреса. А зачем? Антиспам у гугла прекрасный (главное не забывать заглядывать туда иногда и — использовать фильтры), а все неспамное, но не нужное можно отфильтровать. Во-первых, у меня есть тег «junk», который по фильтру присваивается всем письмам с нескольких сотен адресов. Это в основном рассылки, уведомления и прочее, прочее, прочее — все то, что если и нуждается в прочтении, то в как максимум одном и в дальнейшем эти письма мне ни при каких обстоятельствах не понадобятся. Таких, как не сложно догадаться, 90% и в квартал их набегает тысяч 5-6. Но множество «junk» не удаляется сразу, оно удается периодически, раз в месяц-другой, выждав карантин. Другие группы фильтров особо надоедливые письма сразу архивирует, что бы они не попадались мне на глаза (собственно все ненужные рассылки попадают туда), другие — наоборот, всего лишь помечаются как прочитанные, но остаются в инбоксе, так что при случае я могу на них обратить внимание, но делать это, в принципе, совершенно необязательно. Есть фильтры, помещающие особо важные письма звездочкой, что бы они точно попали под руку, и так далее. Здесь самое главное время от времени смотреть на вкладку «all mails» и думать, а какие письма я все таки читаю и как, а какие нет; какие важны, а какие не очень или вовсе не важны, но читать нужно? Ответы на эти вопросы явным образом преобразуются в фильтры.

И наконец то, самым важным инструментом в данном workflow — multiple inboxex. У меня инбокс устроен следующим образом: первые 25 позиций — Starred, следующие 100 — Unread и в конце — 25 inbox latest. Как это работает? Каждое утро я открываю глаза и разблокирую комп (его я в принципе не выключаю надолго, даже на ночь) я вижу: сперва важные письма, с которыми нужно разобраться, а ниже — абсолютно все новые непрочитанные письма, которые остались таковыми после фильтров. Новые письма читаются, разбираются. Важные и требующие дальнейших действий — помечаются желтой звездочкой. Иногда достаточно одного взгляда на заголовок, что бы понять, что письмо важно и отметить его, при это даже не читая. В конце — абсолютно все письма помечаются «прочитанными». Как только не осталось ни одного «unread» письма во всем ящике, что наступает довольно быстро, я приступаю за верхнюю «полку» — starred. Сперва и на полном автомате каждому письму ставится отметка «High Priority» (такой желтый флажок), что а) позволяет мне запомнить, что это письмо привлекло мое внимание б) обучает гугл, в будущем он будет более точно приоритизировать письма, что позволит упростить workflow. Итак, по-умолчанию звездочка желтая. Теперь я начинаю более подробно изучать все письма. Если письмо не требует больших усилий — совершается нужное действие. Если после этого письмо не нужно — звездочка снимается и письмо уносится в пучины джимйэла. Если же письмо в все еще важно — оно помечается зеленой звездочкой. Если письмо важно, но требует каких то больших усилий на реакцию, то оно помечается ярко красной звездочкой и к нему я возвращаюсь только в конце, после всех итераций.

P.S. Перепубликовано 2016-01-28
С появлением Google Inbox все слегка изменилось: теперь у меня копится очередь pinned-писем, а те, что требудют реакции или пригодятся к определенному времени отправляются в snoozed. Вот и все. Тегам и звездочками я больше не пользуюсь, а классификация письем неплохо работает по smart-категориям. Удобно.